Co je to KPI?

KPI neboli Key Performance Indicator, jsou klíčové ukazatele výkonnosti. Jsou to indikátory, ukazatele či metriky výkonnosti přiřazené procesu, službě, útvaru či celé organizaci, které vyjadřují požadovanou výkonnost ve smyslu kvality, efektivity, nebo hospodárnosti. Je to měřitelná hodnota ukazující to, jak efektivně se společnosti daří dosahovat klíčových obchodních cílů.

Organizace využívá tyto ukazatele na několika úrovních k vyhodnocení míry jejich úspěchu v dosahování cílů. Na nejzákladnější úrovni se dají pomocí KPI hodnotit procesy v jednotlivých oddělení, jako je prodej, marketing nebo třeba oddělení lidských zdrojů. Na vyšších úrovních podniku potom KPI měří celkovou výkonnost podnikání jako takového.

KPI jsou důležitými ukazateli efektivity a prosperity projektu, oddělení, organizace, ale i celé firmy.

Formulace KPI

Často se stává, že podniky slepě přijmou průmyslově orientované KPI a pak se diví, že tyto indikátory nefungují pro jejich byznys a jejich využití nepřináší žádnou pozitivní změnu. Jedním z důležitých aspektů těchto ukazatelů, který je často přehlížen, je ten, že tyto ukazatele jsou určitou formou komunikace. A jako takové dodržují stejná pravidla a osvědčené postupy jako jakákoli jiná forma komunikace. Stručné, jasné a relevantní informace se mnohem lépe absorbují a snadněji se s nimi nakládá.

Pokud jde o vývoj strategie pro formulaci KPI, váš tým by měl začít pěkně od základů a pochopit, jaké jsou vaše organizační cíle, jak plánujete jejich dosažení a kdo může na základě těchto informací jednat. Měl by to být proces, který zahrnuje zpětnou vazbu od analytiků, vedoucích oddělení a manažerů. Tak získáte lepší představu o tom, které obchodní procesy je třeba měřit pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti a s kým by se tyto informace měly sdílet.

Definování klíčových ukazatelů výkonu může být složité. Každý jeden ukazatel ​​by se měl vztahovat ke konkrétnímu měřitelnému výsledku vašeho podnikání. KPI jsou často zaměňovány s obchodními metrikami. Přestože se KPI často používají ve stejném duchu, je třeba je definovat podle kritických nebo klíčových obchodních cílů.

Základem je správně stanovený cíl

Jedním ze způsobů zajištění toho, že váš cíl je správně stanoven je použití metody SMART. Název metody SMART je složen z počátečních slov Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound, tedy specifický, měřitelný, dosažitelný, relevantní a časově vázaný. Pokud je tedy stanovený cíl dostatečně konkrétní, existuje způsob, jak jej změřit, je realisticky dosažitelný, je relevantní v rámci vašeho podnikání a je možné stanovit pro jeho dosažení časový rámec, nejspíše jste na dobré cestě k jeho naplnění. Anglické slovo SMART navíc v češtině znamená chytrý, tedy buďme SMART a stanovujme si cíle chytře.

Můžeme však být ještě chytřejší, a metodu SMART pro stanovení cíle rozšířit o další dvě kritéria – hodnocení a znovuhodnocení, v angličtině Evaluation a Re-evaluation. Přidáním anglických počátečních písmen k názvu této metody nám vznikne slovo SMARTER, tedy chytřejší. Přidáním těchto dvou kritérií do metody stanovení cíle zajistíme průběžné vyhodnocování celého procesu.

Pokud jste například v daném roce překročili cíl příjmů, měli byste znovuhodnocením tohoto cíle zjistit, zda je to proto, že cíl byl nastaven příliš nízko, nebo je to způsobeno jiným faktorem. Je snadné nechat se zmást pocitem úspěchu při naplnění špatně stanoveného cíle. Jak se říká, jednooký mezi slepými je králem.

Při definování KPI postupujte takto:

• Jaký je požadovaný výsledek?
• Proč na tomto výsledku záleží?
• Jak budete měřit pokrok?
• Jak můžete ovlivnit výsledek?
• Kdo je odpovědný za obchodní výsledek?
• Jak budete vědět, že jste dosáhli svého výsledku?
• Jak často budete hodnotit vývoj směrem k výsledku?

Řekněme například, že vaším cílem je letos zvýšit tržby. Tomu se bude říkat váš KPI pro růst prodeje. Pojďme si teď tento příklad zasadit do strategie pro formulaci KPI tak, že si odpovíme na předchozí otázky.

• Letos chceme zvýšit tržby o 20 %.
• Dosažení tohoto cíle umožní podniku dosáhnout ziskovosti.
• Pokrok bude měřen jako nárůst příjmů měřený ve vynaložených dolarech.
• Výsledek ovlivníme najímáním dalších prodejních pracovníků a podporou stávajících zákazníků, aby si koupili více produktů.
• Za tuto metriku odpovídá hlavní prodejní ředitel.
• Příjmy se letos zvýší o 20 %.
• Stav vývoje bude přezkoumáván měsíčně

Sdílení KPI se zaměstnanci a zúčastněnými stranami

Váš KPI je k ničemu, pokud není správně komunikován. Jak mají vaši zaměstnanci - lidé pověřeni realizací vaší obchodní vize - splnit vaše cíle, pokud nevědí, jaké cíle to jsou? Nesdílením vašeho KPI pak hrozí odcizení a frustrování vašich zaměstnanců a dalších zúčastněných stran (stakeholders), které nejsou schopny vidět směr, kterým se vaše organizace ubírá, či hodlá ubírat.

Kromě samotného sdílení KPI se zaměstnanci a stakeholders je také velmi důležité, aby byl KPI vůči nim komunikován správným způsobem. Aby byly KPI efektivní, musí totiž mít také správný kontext. Toho lze dosáhnout pouze tehdy, když vysvětlíte nejen to, co měříte, ale také proč to měříte. Jinak to jsou jen čísla na obrazovce, která nemají žádný význam pro vás nebo vaše zaměstnance.

Vysvětlete svým zaměstnancům, proč měříte to, co měříte. Odpovězte na otázky, proč jste se rozhodli pro jeden KPI před druhým. A co je nejdůležitější ze všeho? Poslouchejte zpětnou vazbu. KPI nejsou neomylné. Také ne každý zúčastněný se s nimi bude ztotožňovat. Naslouchání vašim zaměstnancům vám pomůže zjistit, zda jsou základní cíle vaší organizace vůči nim správně komunikovány.

A kdo ví, vaši zaměstnanci vám dokonce mohou poskytnout nějaké nápady, jak vaše KPI zlepšit.